هرچه زمان هدر رفته کمتری داشته باشید می توانید پیشرفت و امکان پیشبرد سریع تر پروژه را شاهد باشید. در این قسمت روش هایی برای بهبود سرعت را مشخص کرده ایم. نکته مهمی که باید در نظر داشت این است که افزایش سرعت، کیفیت را به خطر نیندازد یا آسیب های ایمنی را تحمیل نکند.
نکات مهم کنترل پروژه برای افزایش سرعت
1. هر تصمیم گیری و عملیاتی در طی ساخت و ساز زمان مشخصی دارد
سرمایه داران معتقدند که زمان خود پول است. به همین دلیل هر مدیری نسبت به خودش، سرمایه گذاریش و تصمیماتش مسئول است. هر مرحله ای از ساخت و ساز به هر دلیلی که به تعویق بیفتد به ضرر پیمانکار، مشتری و سایر عوامل است و به هر کدام به نحوی خساراتی را اعمال می کند.
مدیران باید زمان لازم برای اجرای هر مرحله را در نظر گرفته و با توجه به وظایف و مجموعه عملیات در هر قسمت خسارات و عواقب ناشی از تاخیر در آن مرحله را تخمین بزنند.
توجه داشته باشید که مدیریت پروژه به هیچ عنوان نباید بی توجه به اتفاقات پیرامونش باشد چراکه هر تغییری در هر قسمتی ممکن است کار شما را تحت الشعاع قرار دهد. علاوه بر این که سعی می کنید اطلاعاتتان را به روز نگه دارید به برخی از افراد مطمئن بسپارید تا همیشه شما را در جریان اتفاقات کاری و آخرین اخبار قرار دهند.
2. از قبل در مورد تصمیمات روزانه فکر کنید
پیمانکاران باید در مورد تصمیمات روزانه از قبل فکر کنند. اعمال تصمیمات به صورت یکباره ممکن است تبعات بدی داشته باشد. یک پیمانکار باید در مورد جلسات و عملیات از قبل برنامه ریزی کرده و آماده باشد.
اگر چه طبیعی است که گاهی این برنامه ریزی عملی نشود ولی باید سعی کرد تا این اتفاقات به حداقل برسد و چنانچه این اتفاق رخ داد آمادگی مواجه با این شرایط و اعمال برنامه ریزی جدید را داشته باشد.
3. برای تصمیم گیری های آینده به منابع نیاز دارید
اکثر انسان ها تا آخرین لحظه از اخبار و اتفاقات بی خبرند اما اگر بدانید در هفته آینده چه اتفاقاتی قرار است رخ دهد، خوب است و اگر از اخبار یک ماه آتی خبر دار باشید عالی است، سعی کنید منابعی داشته باشید تا اخبار را به شما برسانند.
سرعت، یک متغیر خطی نیست. زمانی که یک مورد درست پیش می رود نمی توان به قطعیت گفت مورد بعدی هم سروقت انجام می گیرد. باید توجه کرد که حداکثر زمان تاخیر در هر قسمت از پروژه چه مقدار سرعت کل پروژه را تغییر می دهد. هم چنین باید بر پایه اطلاعات و منابع، زمانبدی درستی را در نظر داشته باشید و آمادگی مواجه با اتفاقات را در خود ایجاد نمایید.
4. پرونده ها، دفاتر، وسایل و هرچه مربوط به کارتان است را سازماندهی و اولویت بندی کنید
اولین مشکلی که پیمانکاران و مدیران با آن مواجه هستند و موجب هدر رفتن زمان می گردد پیدا کردن فایل ها و پوشه هایی است که به آن نیاز دارند. این مسئله کاملا قابل حل است.
کافی است دست به کار شده و خودتان به مرتب کردن فایل ها بپردازید. حتی می توانید از فرد دیگری کمک بگیرید تا در مرتب کردن فایل ها شما را یاری کند. این کار باعث دسترسی سریع، صرفه جویی در زمان و در نتیجه تسریع عملکرد می شود.
4. پرونده ها، دفاتر، وسایل و هرچه مربوط به کارتان است را سازماندهی و اولویت بندی کنید
5. اطلاعات نیروهایتان را نیز به روز نگه دارید و آن ها را آگاه سازید
یکی دیگر از مواردی که مانع از سرعت بخشیدن به پروژه ها می شود این است که نیروها و کارکنان از اتفاقات آگاهی کافی ندارند. یک مدیر باید تلاش کند که اطلاعات خود در مورد نیازهای پروژه، انتظارات مشتری و شرایط اضطراری که ممکن است پیش آید را در اختیار کارکنانشان قرار دهند و آن ها را آگاه سازند که در برابر هر اتفاقی چه عکس العملی داشته باشند.
به خاطر داشته باشید که بدترین خبر خبری است که دیر به دستتان برسد چرا که اگر بدترین اخبار را نیز زودتر دریافت کنید می توانید از هدر رفتن زمان و ایجاد ضرر جلوگیری کرده و وضعیت را به بهترین شکل به نفع خود تغییر دهید.
6. تا جایی که ممکن است از وکلا و نماینده هایتان در پیشبرد کارهایتان کمک بگیرید
زمانی که نماینده هایتان را درست انتخاب کنید مطمئن باشید که کار سریع تر جلو می رود. در نظر داشته باشید نمایندتان دانش کافی به مسائل اجرایی ساخت و ساز را داشته باشد باید هم چنین فردی قابل اعتماد بوده و دارای صلاحیت کافی باشد.
در نظر داشته باشید که هم زمان که نماینده تان را حمایت می کنید به دنبال پیگیری کارها و وظایفش باشید و همواره دقت کنید که کارها درست جلو می رود.
7. کارهایی که اهمیت کمتری دارند را در زمان پیک فعالیت هایتان انجام ندهید
مدیران موفق همیشه چندین ساعت در هفته بیشتر از کارکنانشان، کار می کنند. مثلا صبح ها زودتر بیدار شده و با چک کردن ایمیل ها و تخمین فعالیت های آن روز خود را آماده می کنند.
هم چنین بعد از اتمام ساعت کاری کارمندان، در دفتر می مانند تا پیشرفت پروژه را بررسی کنند و اگر کاری به تعویق افتاده آن را انجام دهند. البته دقت شود همان طور که پیش تر گفته شد کارهای معوقه نباید جزو کارهای اصولی و اساسی باشد.
جلو رفتن پروژه و پیشرفت آن تنها با انجام سریع کارها رخ نمی دهد چرا که هر مرحله ای هر قدر هم سریع جلو رود، زمانی را لازم دارد تا انجام شود. پس می توان گفت افزایش ساعات کاری نیز صد در صد در تسریع اجرای پروژه مؤثر است مشروط بر این که این افزایش ساعت، کاهش کیفیت کار را به دنبال نداشته باشد.
امروزه تسریع در روند اجرای پروژه یکی از خواسته های مشتریان از پیمانکاران و مدیران است. برای دستیابی به این مهم لازم است تا هر پیمانکاری با توجه به زمانبندی هر پروژه ای حداکثر زمان تعویق در هر مرحله از ساخت و ساز را که تاخیری در زمان تحویل نهایی ساختمان ایجاد نمی کند مشخص نموده و هم چنین مراحلی که تاخیر در آن ها موجب تاخیر در زمان تحویل نهایی پروژه می گردد، تعیین نماید و در تمامی این مراحل مدیریت ساخت می تواند به پیمانکاران و مدیران کمک کند.
